Privacybeleid voor de websites en diensten van The Friends

Waarom een privacybeleid? 

Het privacybeleid van The Friends is bedoeld om u te informeren over de gegevens die  wij verzamelen via de website thefriends.be en onze bijbehorende diensten, over het  gebruik van deze gegevens en over uw rechten met betrekking tot de verwerking ervan. Al onze acties zijn in overeenstemming met de regelgeving inzake de bescherming van  persoonsgegevens. 

Voor wie is ons gegevensbeschermingsbeleid bedoeld? 

Dit beleid is van toepassing op: 

  • Al onze huidige en voormalige klanten; 
  • Potentiële klanten die geïnteresseerd zijn in onze diensten; 
  • Bezoekers van onze website. 

Wie verwerkt uw gegevens? 

Uw gegevens worden verzameld en verwerkt door INSIDEWEB SRL, met  maatschappelijke zetel in Brussel, ingeschreven bij de Kruispuntbank van  Ondernemingen onder nummer 0895 799 750. 

Om de opleiding en dienstverlening te optimaliseren, werken The Friends en INSIDEWEB  SRL nauw samen en delen zij bepaalde klantendatabases voor doeleinden die verband  houden met opleidingen, diensten en nieuwsbrieven. 

Welke soorten gegevens verzamelen wij en voor welke doeleinden? Inschrijving op de nieuwsbrief 

Wij verzamelen uw e-mailadres voor het verzenden van nieuwsbrieven. U kunt zich op  elk moment afmelden of uw gegevens bijwerken via de links in onze communicatie of  door rechtstreeks contact met ons op te nemen. Inactieve of onjuiste adressen kunnen  worden verwijderd. 

Navigatiegegevens 

Wij gebruiken cookies en tools zoals Google Analytics om informatie over uw bezoeken  te verzamelen, om onze diensten te verbeteren en de eYectiviteit van onze website te  meten. U kunt uw browser configureren om cookies te blokkeren als u dat wenst. 

Verwerking van uw gegevens voor personalisatie en promotie 

Wanneer wij uw gegevens gebruiken om uw browsevoorkeuren of de informatie die u op  onze site bekijkt beter te begrijpen, vinden wij het belangrijk om uw behoeften te kennen 

en onze activiteiten te promoten door mensen te targeten die mogelijk geïnteresseerd  zijn in onze aanbiedingen. Wij baseren ons op ons legitieme belang om uw gegevens te  verwerken, rekening houdend met het feit dat het gaat om het gebruik van gegevens die  zijn gegenereerd door het gebruik van onze promotie- en informatietools. Deze gegevens  worden strikt gebruikt om onze eigen diensten te evalueren en te promoten en worden  niet gedeeld of gebruikt voor andere doeleinden. 

Bewaring van uw gegevens 

Uw persoonsgegevens worden maximaal drie jaar bewaard vanaf uw inschrijvings- of  lidmaatschapsaanvraag, of gedurende de looptijd van een contract indien een contract  van kracht is. 

Als de relatie uitsluitend verband houdt met commerciële prospectie of een  nieuwsbriefabonnement, worden de gegevens bewaard totdat u zich afmeldt, mits er  geen contract of lopend geschil is. 

Opslag en dienstverleners betrokken bij gegevensverwerking 

Wij maken gebruik van gespecialiseerde partners voor de hosting van ons IT-systeem,  die garanderen dat uw gegevens binnen de Europese Unie worden opgeslagen. Daarnaast maken wij gebruik van de diensten van Google Inc. via Google Analytics om  websitebezoeken te analyseren, evenals tools zoals ClickDimensions, Microsoft CRM,  MailChimp, enz., om uw gegevens te verzamelen en onze mailings te versturen. Voor meer informatie over gegevensverwerking met betrekking tot Google Analytics,  raadpleeg hun privacybeleid hier. 

Gegevensprivacy in het kader van het wervingsproces 

In het kader van zijn wervingsactiviteiten verzamelt en verwerkt The Friends  persoonsgegevens van kandidaten om hun sollicitatie te evalueren en het  selectieproces te beheren. Deze gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de  regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. 

Welke gegevens verzamelen wij? 

De gegevens die tijdens het wervingsproces worden verzameld, omvatten:

  • Persoonlijke informatie: naam, voornaam, contactgegevens, geboortedatum, adres,  enz. 
  • Professionele gegevens: curriculum vitae (CV), motivatiebrief, diploma’s, 

certificeringen, professionele ervaring, vaardigheden, enz. 

  • Overige informatie: geschiktheidstests of mogelijke beoordelingen, professionele  referenties en alle vrijwillig verstrekte informatie. 

Doel van de verwerking 

De verzamelde gegevens worden uitsluitend gebruikt om: 

  • Sollicitaties te analyseren en te evalueren in relatie tot de openstaande functie;
  • Gesprekken te organiseren; 
  • Referenties of kwalificaties te verifiëren als onderdeel van goede wervingspraktijken;
  • Te communiceren met kandidaten over hun sollicitatie. 

Bewaring van gegevens 

  • Gegevens van niet geselecteerde kandidaten: bewaard voor maximaal twee jaar na de  afsluiting van de werving, tenzij de kandidaat anders verzoekt. Dit stelt The Friends in  staat om mogelijk geschikte kandidaten te benaderen voor toekomstige kansen.
  • Gegevens van geselecteerde kandidaten: geïntegreerd in de administratieve dossiers  van de werknemer en onderworpen aan de wettelijke bewaartermijnen die van  toepassing zijn op human resources. 

Vertrouwelijkheid en beveiliging 

  • Kandidatengegevens zijn alleen toegankelijk voor personen die betrokken zijn bij het  wervingsproces (HR-team en relevante leidinggevenden). 
  • Gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers binnen de Europese Unie.
  • Er worden geen gegevens gedeeld met derden zonder voorafgaande toestemming van  de kandidaat, tenzij wettelijk vereist. 

Uw rechten met betrekking tot gegevensbescherming 

Overeenkomstig de geldende wetgeving hebt u de volgende rechten met betrekking tot  uw persoonsgegevens: 

  • Toegang: Recht om een kopie van de verwerkte gegevens aan te vragen.
  • Correctie: Recht om onjuiste of verouderde informatie te corrigeren.
  • Verwijdering: Recht om verwijdering van gegevens aan te vragen, tenzij wettelijk  behoud vereist is. 
  • Bezwaar: Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde gegevensverwerkingen, met  name voor marketing- of profileringsdoeleinden, door ons te informeren dat u niet  betrokken wilt worden bij deze toekomstige verwerkingen (zie “Welke soorten gegevens  verzamelen wij en voor welke doeleinden?”).
  • Overdraagbaarheid: Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens, zodat u uw  persoonsgegevens in een gestructureerd elektronisch formaat kunt ontvangen om deze  over te dragen naar andere diensten of providers. 

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen? 

Om uw rechten uit te oefenen of voor vragen over gegevensbescherming kunt u contact  opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming per e-mail op  info@thefriends.be of telefonisch op (+32 2 657 90 70) van maandag tot vrijdag, van 9.00  tot 17.00 uur. 

U kunt ook contact opnemen met de Nationale Gegevensbeschermingsautoriteit. Indien er sprake is van niet-naleving van de regelgeving of schending van uw rechten,  kunt u juridische stappen ondernemen of contact opnemen met de Nationale  Gegevensbeschermingsautoriteit.